Gửi hàng đi Mỹ không còn là chuyện khó khăn nếu bạn nắm rõ quy trình, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, tính toán chi phí hợp lý và biết thời gian giao hàng dự kiến. Bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước từ khởi tạo đơn, chuẩn bị hàng, khai báo hải quan đến giao nhận, đồng thời liệt kê các hồ sơ bắt buộc, cách tính phí, so sánh các hãng vận chuyển và đưa ra ước lượng thời gian giao hàng cho các hình thức vận chuyển khác nhau. Ngoài ra, bạn sẽ nhận được những lưu ý quan trọng về quy định hải quan, hàng cấm, cách khai báo HS code chuẩn và mẹo tiết kiệm chi phí.
Gửi hàng đi Mỹ cần làm những bước nào?
Để gửi hàng đi Mỹ thành công, bạn cần thực hiện bốn bước chính: liên hệ nhà cung cấp dịch vụ và nhận báo giá, chuẩn bị hàng hóa và đóng gói đúng tiêu chuẩn, khai báo hải quan, và cuối cùng là giao nhận tại Mỹ.
Tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu vào từng bước để bạn nắm rõ các công việc cần làm và lưu ý quan trọng.
Bước 1 – Liên hệ nhà cung cấp dịch vụ và nhận báo giá
Bạn nên liên hệ nhiều nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển để nhận báo giá trước khi quyết định. Việc so sánh báo giá giúp bạn chọn được hãng phù hợp với khối lượng, độ khẩn cấp và ngân sách.
- Thu thập báo giá: Gửi thông tin chi tiết (trọng lượng, kích thước, loại hàng, điểm xuất phát và điểm đến) cho các hãng DHL, FedEx, UPS, EMS và các công ty vận chuyển nội địa.
- So sánh các yếu tố: Ngoài giá cước, xem xét thời gian giao, dịch vụ bảo hiểm, hỗ trợ khách hàng và các phụ phí (xử lý hải quan, thuế nhập khẩu).
- Đánh giá uy tín: Kiểm tra đánh giá khách hàng, giấy phép hoạt động và khả năng theo dõi lô hàng.
Sau khi có báo giá, bạn có thể tiến hành chuẩn bị hàng và lập kế hoạch đóng gói.
Bước 2 – Chuẩn bị hàng hóa và đóng gói đúng tiêu chuẩn
Có thể bạn quan tâm: Hướng Dẫn Chi Tiết Gửi Hàng Nhanh Với Dhl Express Tại Việt Nam: Quy Trình, Phí Và Theo Dõi
Đóng gói chuẩn là yếu tố quyết định việc hàng hóa tới nơi an toàn và tránh phát sinh phí phát sinh. Lựa chọn vật liệu, cân đo và dán nhãn chính xác sẽ giảm rủi ro trong quá trình vận chuyển và hải quan.
- Lựa chọn vật liệu: Sử dụng thùng carton dày (≥5 mm) cho hàng nhẹ, thùng gỗ hoặc pallet cho hàng nặng, và vật liệu đệm (bong bột, giấy kraft) để bảo vệ sản phẩm.
- Cân đo chính xác: Ghi lại trọng lượng thực tế và kích thước (độ dài × rộng × cao) của mỗi kiện hàng; thông tin này sẽ được dùng để tính cước và khai báo hải quan.
- Dán nhãn: Gắn nhãn vận chuyển, mã vạch và nhãn “Fragile” (nếu cần) ở vị trí dễ nhìn. Đảm bảo nhãn không bị che, rách hoặc dính vào hàng hoá.
Khi hàng đã sẵn sàng, bạn chuyển sang bước khai báo hải quan và chuẩn bị các giấy tờ cần thiết.
Những giấy tờ cần chuẩn bị khi gửi hàng đi Mỹ là gì?
Bạn phải chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ bắt buộc để hải quan Mỹ chấp nhận và tránh việc hàng bị giữ lại. Các giấy tờ chính gồm Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói và Giấy chứng nhận xuất xứ.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Hóa đơn thương mại là tài liệu mô tả chi tiết hàng hoá, giá trị và HS code. Nó là căn cứ để hải quan xác định thuế và kiểm tra tính hợp pháp của giao dịch.
- Nội dung bắt buộc: Tên, địa chỉ người xuất và người nhập; mô tả hàng (tên sản phẩm, số lượng, trọng lượng); giá trị thương mại (đơn vị tiền tệ); HS code; điều kiện giao hàng (Incoterms); chữ ký và dấu của người xuất.
- Lưu ý: Giá trị trên hóa đơn phải là giá thực tế, không được khai báo thấp hơn để giảm thuế, vì sẽ bị xử phạt nặng.
Phiếu đóng gói (Packing List) và giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)
Có thể bạn quan tâm: Cách Tra Cứu Đơn Hàng Nhanh Chóng: Hướng Dẫn Chi Tiết Cho Người Mua Online
Phiếu đóng gói và giấy chứng nhận xuất xứ cung cấp thông tin chi tiết về cách sắp xếp kiện hàng và nguồn gốc sản phẩm.
- Khi nào cần: Phiếu đóng gói luôn cần cho mọi lô hàng; giấy chứng nhận xuất xứ thường yêu cầu khi hàng hoá thuộc danh mục ưu đãi thuế hoặc khi hải quan yêu cầu xác minh nguồn gốc.
- Cách lập: Liệt kê từng kiện hàng (số kiện, mô tả, trọng lượng, kích thước), kèm theo mã HS; giấy chứng nhận xuất xứ do cơ quan thương mại hoặc phòng thương mại địa phương cấp, ghi rõ “Made in Vietnam” hoặc “Made in USA” tùy nguồn gốc.
Cách tính phí gửi hàng đi Mỹ và các yếu tố ảnh hưởng
Phí gửi hàng được tính dựa trên trọng lượng thực tế hoặc khối lượng quy đổi, kích thước, phương thức vận chuyển và các dịch vụ phụ trợ. Hiểu rõ các yếu tố này giúp bạn dự trù ngân sách và tránh chi phí bất ngờ.
So sánh phí các hãng vận chuyển phổ biến (DHL, FedEx, UPS, EMS, các hãng nội địa)
Dưới đây là mức giá tham khảo cho một kiện hàng 5 kg, kích thước 40 × 30 × 20 cm, gửi từ Hà Nội tới Los Angeles (đơn vị USD). Giá có thể thay đổi tùy thời điểm và khuyến mãi.
| Hãng vận chuyển | Dịch vụ | Thời gian (ngày) | Giá cước (USD) | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
| DHL | Express | 3‑4 | 120‑150 | Bao gồm thuế nhập khẩu tạm tính |
| FedEx | International Priority | 3‑5 | 115‑145 | Có tùy chọn bảo hiểm |
| UPS | Worldwide Saver | 4‑6 | 110‑140 | Phụ phí nhiên liệu áp dụng |
| EMS (VNPost) | Express | 5‑8 | 80‑100 | Giá rẻ, thời gian chậm hơn |
| Hãng nội địa (ví dụ: Giao Hàng Nhanh) + Đối tác Mỹ | Economy | 7‑12 | 70‑90 | Cần liên hệ để biết chi tiết |
Bảng trên chỉ mang tính tham khảo; bạn nên lấy báo giá cụ thể từ nhà cung cấp.
Các phụ phí thường gặp (phí bảo hiểm, phí thuế nhập khẩu, phí xử lý hải quan)
Có thể bạn quan tâm: Bill Hàng Xách Tay Là Gì? Định Nghĩa, Quy Định Pháp Lý Và Cách Kiểm Tra Hợp Lệ
Bạn sẽ phải trả thêm các phụ phí nếu hàng hoá có giá trị cao, yêu cầu bảo hiểm hoặc gặp thủ tục hải quan phức tạp.
- Phí bảo hiểm: Thông thường tính 0,5‑2 % giá trị hàng hoá; nên mua khi hàng dễ hư hỏng hoặc có giá trị lớn.
- Phí thuế nhập khẩu: Tùy HS code và giá trị khai báo; thuế suất có thể từ 0 % (đối với hàng hoá ưu đãi) đến 25 % hoặc hơn.
- Phí xử lý hải quan: Một số hãng thu phí dịch vụ hải quan (khoảng 15‑30 USD) để chuẩn bị tài liệu và khai báo thay bạn.
Bạn nên dự trù ngân sách bằng cách cộng các phụ phí này vào chi phí cước cơ bản.
Thời gian giao hàng từ Việt Nam tới Mỹ thường mất bao lâu?
Thời gian giao hàng phụ thuộc vào hình thức vận chuyển, điểm xuất phát, điểm đến và quy trình hải quan. Dưới đây là ước lượng thời gian cho các phương thức phổ biến.
Yếu tố ảnh hưởng tới thời gian giao (điểm xuất phát, điểm đến, thời gian hải quan)
Thời gian giao hàng có thể thay đổi do các yếu tố sau:
- Điểm xuất phát: Sân bay lớn như Hà Nội, TP.HCM thường có dịch vụ nhanh hơn so với sân bay khu vực.
- Điểm đến: Thành phố bờ biển (New York, Los Angeles) thường nhận hàng nhanh hơn các khu vực nội địa (Kansas, Texas) do cần thêm vận chuyển nội địa.
- Thời gian hải quan: Nếu hồ sơ đầy đủ, hải quan Mỹ thường xử lý trong 1‑2 ngày; thiếu giấy tờ hoặc hàng bị kiểm tra ngẫu nhiên có thể kéo dài 3‑7 ngày.
Để rút ngắn thời gian, bạn nên chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chọn dịch vụ “express” và theo dõi lô hàng thường xuyên.
Cách theo dõi lô hàng và nhận thông báo khi có vấn đề
Bạn có thể theo dõi lô hàng qua hệ thống tracking của hãng vận chuyển và các công cụ trung gian.
Có thể bạn quan tâm: Mã Zip Hà Nội 2026: Danh Sách Chi Tiết Theo Từng Quận, Huyện Và Hướng Dẫn Tra Cứu Nhanh
- Mã tracking: Khi nhập mã vào website của DHL, FedEx, UPS hoặc EMS, bạn sẽ thấy trạng thái hiện tại (đã nhận, đang trên đường, đã xuất hải quan, giao thành công).
- Ứng dụng di động: Hầu hết các hãng cung cấp app thông báo tự động qua email hoặc SMS khi lô hàng chuyển trạng thái.
- Khi hàng bị giữ: Liên hệ ngay bộ phận chăm sóc khách hàng của hãng, cung cấp giấy tờ bổ sung (hóa đơn, giấy chứng nhận xuất xứ) để giải quyết nhanh chóng.
Việc theo dõi liên tục giúp bạn phát hiện sớm các vấn đề và giảm thiểu rủi ro chậm trễ.
Những lưu ý quan trọng khi gửi hàng đi Mỹ (các quy định và mẹo thực tế)
Hàng hóa nào bị cấm hoặc hạn chế nhập khẩu vào Mỹ?
Mỹ cấm hoặc hạn chế một số loại hàng hoá, trong đó có thực phẩm, dược phẩm và một số thiết bị điện tử.
- Thực phẩm: Thịt, sữa, trái cây tươi, thực phẩm chế biến chưa được kiểm định có thể bị từ chối.
- Dược phẩm: Thuốc không được FDA phê duyệt, chất gây nghiện và các sản phẩm y tế không có giấy phép nhập khẩu.
- Hàng điện tử: Thiết bị có công nghệ mã hoá, radar hoặc không đáp ứng tiêu chuẩn FCC có thể bị kiểm tra kỹ lưỡng hoặc từ chối.
Trước khi gửi, bạn nên kiểm tra danh sách hàng cấm trên website của U.S. Customs and Border Protection (CBP).
Làm sao để khai báo đúng HS code và tránh bị phạt?
HS code là mã số chuẩn quốc tế dùng để phân loại hàng hoá, khai báo sai có thể dẫn đến phạt lên tới 10 % giá trị hàng hoá.
- Tra cứu HS code: Sử dụng công cụ HS Code Lookup của WTO hoặc trang web của Tổng cục Hải quan Việt Nam.
- Kiểm tra mô tả: Đảm bảo mô tả hàng hoá trên hóa đơn và HS code khớp nhau; ví dụ, “điện thoại di động” có HS code 8517.12.00.
- Xác nhận với nhà cung cấp dịch vụ: Một số hãng vận chuyển cung cấp dịch vụ tư vấn HS code; nên nhờ họ kiểm tra trước khi khai báo.
Thực hiện đúng HS code giúp hải quan nhanh chóng duyệt và giảm nguy cơ phạt.
Khi nào nên mua thêm bảo hiểm hàng hoá và cách lựa chọn mức bảo hiểm phù hợp?
Bạn nên mua bảo hiểm khi giá trị hàng hoá cao, hàng dễ hỏng hoặc khi vận chuyển bằng đường biển.
- Mức bảo hiểm: Thông thường bảo hiểm tính theo % giá trị hàng hoá (0,5‑2 %). Nếu hàng có giá trị > 5 000 USD, nên bảo hiểm ở mức 2 % để được bồi thường đầy đủ.
- Lựa chọn nhà cung cấp bảo hiểm: So sánh các gói bảo hiểm của hãng vận chuyển và các công ty bảo hiểm độc lập; chú ý điều khoản loại trừ (ví dụ: hư hỏng do nhiệt độ).
Mua bảo hiểm đúng mức giúp bạn yên tâm khi hàng gặp rủi ro trong quá trình vận chuyển.
Mẹo tiết kiệm chi phí gửi hàng (chọn gói dịch vụ, đóng gói tối ưu, hợp đồng dài hạn)
Tiết kiệm chi phí không đồng nghĩa với giảm chất lượng dịch vụ; bạn có thể áp dụng một số chiến lược sau:
- Chọn gói dịch vụ phù hợp: Nếu không cần giao hàng trong vòng 24‑48 giờ, hãy dùng dịch vụ “economy” hoặc “sea freight” để giảm chi phí tới 30‑50 %.
- Đóng gói tối ưu: Sử dụng kích thước thùng phù hợp để tránh tính phí “dimensional weight” (cân đo dựa trên kích thước).
- Ký hợp đồng dài hạn: Khi thường xuyên gửi hàng, đàm phán mức giá ưu đãi hoặc “volume discount” với nhà vận chuyển.
- Sử dụng trung gian khai báo hải quan: Các công ty khai báo chuyên nghiệp thường có mức phí thấp hơn so với dịch vụ “door‑to‑door” của hãng vận chuyển.
Áp dụng những mẹo trên sẽ giúp bạn giảm chi phí đáng kể mà không ảnh hưởng đến thời gian và độ an toàn của lô hàng.
