Việc nắm vững quy trình gửi hàng Shopee là yếu tố tiên quyết để đảm bảo đơn hàng được vận chuyển đúng hạn, giúp duy trì chỉ số vận hành và nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng. Để bắt đầu gửi hàng thành công, người bán cần thực hiện chính xác các bước từ xác nhận đơn, đóng gói đến bàn giao cho đơn vị vận chuyển.
HOTCần tiền gấp? Có ngay trong 15 phút!Vay online tới 20 triệu · Chỉ cần CCCD · Duyệt tự động 24/7Vay ngay →Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết toàn bộ quy trình xử lý đơn hàng, bao gồm cách chuẩn bị kiện hàng, lựa chọn phương thức giao hàng và hướng dẫn thao tác cụ thể tại bưu cục hoặc đặt shipper lấy hàng tại nhà. Dưới đây là các bước chi tiết giúp bạn tối ưu hóa quy trình quản lý đơn hàng trên Shopee.
Quy trình các bước gửi hàng Shopee cho người bán
Để hoàn tất quy trình gửi hàng trên Shopee, bạn cần thực hiện theo các bước từ lúc nhận đơn hàng mới cho đến khi bàn giao thành công cho đơn vị vận chuyển. Quy trình này bao gồm việc kiểm tra đơn hàng, xác nhận chuẩn bị, đóng gói theo quy chuẩn và cuối cùng là bàn giao hàng hóa thông qua hai hình thức chính: tự mang ra bưu cục hoặc đặt shipper đến lấy hàng tận nơi.
Việc đầu tiên cần thực hiện là truy cập vào ứng dụng hoặc trang Shopee Kênh Người Bán để theo dõi các đơn hàng mới. Tại mục “Quản lý đơn hàng”, bạn cần kiểm tra kỹ thông tin sản phẩm, địa chỉ người mua và đơn vị vận chuyển được hệ thống chỉ định để bắt đầu các thao tác xử lý tiếp theo.
Làm thế nào để xác nhận và chuẩn bị đơn hàng?
Có thể bạn quan tâm: Thông Tin Địa Chỉ Và Số Điện Thoại Liên Hệ Công An Thành Phố Tuy Hòa
Để xác nhận và chuẩn bị đơn hàng, bạn cần thực hiện 2 bước quan trọng: đóng gói hàng hóa theo quy chuẩn và hoàn thiện vận đơn (AWB). Việc này giúp đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển và đơn vị vận chuyển có đủ thông tin để giao đúng người.
Khi đóng gói, bạn cần sử dụng các vật liệu chống sốc như xốp nổ (bubble wrap) đối với hàng dễ vỡ hoặc các sản phẩm có linh kiện điện tử. Sau đó, đặt hàng vào hộp carton hoặc túi gói hàng chuyên dụng, niêm phong kín bằng băng dính. Quy định của Shopee yêu cầu kiện hàng phải được đóng gói gọn gàng, không bị móp méo và đúng kích thước đã khai báo trên hệ thống.
Đối với vận đơn, bạn có hai cách thực hiện:
In vận đơn (AWB): Sử dụng máy in nhiệt hoặc máy in thông thường để in phiếu giao hàng từ hệ thống, sau đó dán trực tiếp lên kiện hàng.
Ghi mã vận đơn: Trong trường hợp không có máy in, bạn có thể ghi mã vận đơn (mã vạch và mã đơn hàng) lên kiện hàng một cách rõ ràng, dễ đọc bằng bút mực không phai.
Cách chọn phương thức giao hàng cho đơn hàng Shopee
Bạn có thể chủ động chọn phương thức giao hàng bằng cách thiết lập cài đặt vận chuyển trong mục “Shop của tôi” hoặc cấu hình cụ thể cho từng sản phẩm. Để thay đổi phương thức, hãy vào mục “Cài đặt vận chuyển” và chọn các nhà vận chuyển được Shopee hỗ trợ cho shop của bạn.
Sau khi đã xác nhận đơn hàng, hệ thống sẽ yêu cầu bạn chọn một trong hai phương thức giao hàng chính:
Đặt shipper đến lấy hàng (Pick-up): Phù hợp nếu bạn có số lượng đơn hàng lớn hoặc không có thời gian di chuyển. Bạn sẽ chọn ngày và khung giờ để shipper đến tận nơi nhận hàng.
Tự mang ra bưu cục (Drop-off): Phù hợp cho shop có ít đơn hoặc vị trí bưu cục gần nhà. Bạn cần mang kiện hàng đã đóng gói đến đúng bưu cục của đơn vị vận chuyển được hiển thị trên đơn hàng để làm thủ tục bàn giao.
Có thể bạn quan tâm: Cách Tra Cứu Mã Vận Đơn (bill) Bưu Điện Việt Nam Nhanh Chóng, Chính Xác
Hướng dẫn gửi hàng Shopee tại bưu cục (Drop-off)
Để gửi hàng tại bưu cục, bạn cần chủ động tìm kiếm các điểm gửi hàng gần nhất trên trang web hoặc ứng dụng của đơn vị vận chuyển và thực hiện bàn giao hàng hóa tại quầy. Đây là phương thức đảm bảo hàng của bạn được cập nhật trạng thái “Đã gửi” lên hệ thống ngay tại bưu cục.
Để tìm điểm gửi hàng, bạn truy cập vào website hoặc ứng dụng chính thức của đối tác vận chuyển tương ứng với đơn hàng. Nhập địa chỉ hoặc khu vực của bạn, hệ thống sẽ gợi ý danh sách các bưu cục đang hoạt động. Khi đến bưu cục, bạn chỉ cần đưa mã đơn hàng hoặc kiện hàng cho nhân viên, họ sẽ quét mã vận đơn, kiểm tra sơ bộ tình trạng gói hàng và cung cấp cho bạn biên nhận gửi hàng. Hãy lưu giữ kỹ biên nhận này để đối soát trong trường hợp xảy ra khiếu nại về sau.
Cần lưu ý gì khi mang hàng ra bưu cục gửi?
Khi mang hàng ra bưu cục, bạn cần đặc biệt chú ý đến thời hạn xử lý đơn hàng để tránh bị quá hạn dẫn đến việc tự động hủy đơn. Mỗi đơn hàng trên Shopee đều có “Thời gian chuẩn bị hàng” (DTS), nếu bạn không mang hàng ra bưu cục trước thời hạn này, đơn hàng sẽ bị hủy và ảnh hưởng đến tỷ lệ đơn hàng không thành công của shop.
Ngoài ra, bạn nên chuẩn bị sẵn:
Kiện hàng đã đóng gói kỹ và dán/ghi đầy đủ thông tin vận đơn.
Điện thoại có sẵn ứng dụng Shopee hoặc bản in thông tin đơn hàng để đối chiếu nếu cần.
Nên đến bưu cục trong giờ hành chính và tránh các khung giờ quá tải (thường là cuối ngày hoặc cuối tuần) để được phục vụ nhanh chóng.
Có thể bạn quan tâm: Danh Sách Các Tuyến Đường Tại Quận 5 Chi Tiết Và Cập Nhật Mới Nhất
Các đơn vị vận chuyển hỗ trợ gửi tại bưu cục
Hiện nay, hầu hết các đơn vị vận chuyển đối tác của Shopee đều hỗ trợ hình thức gửi tại bưu cục (Drop-off). Danh sách này bao gồm:
Shopee Express: Hệ thống bưu cục chính thức của Shopee, hỗ trợ gửi hàng nhanh chóng và cập nhật trạng thái đơn hàng đồng bộ trên ứng dụng.
Giao Hàng Nhanh (GHN): Một trong những đơn vị có mạng lưới bưu cục phủ sóng rộng khắp cả nước.
J&T Express: Hỗ trợ gửi hàng linh hoạt với nhiều điểm gửi thuận tiện cho người bán.
VNPost: Phù hợp với các kiện hàng đi tỉnh hoặc vùng sâu vùng xa nhờ mạng lưới bưu điện quốc gia.
Các đối tác khác như Ninjavan, Best Express cũng hỗ trợ quy trình tương tự tại các điểm gửi hàng ủy quyền.
Hướng dẫn đặt shipper đến lấy hàng tại nhà (Pick-up)
Để đặt shipper đến lấy hàng, bạn cần thao tác trên ứng dụng Shopee bằng cách chọn đơn hàng cần giao, sau đó nhấn “Đặt lịch lấy hàng” và xác nhận thời gian phù hợp. Quy trình này giúp người bán tiết kiệm thời gian di chuyển và rất hiệu quả đối với các shop vận hành nhiều đơn hàng mỗi ngày.
Các bước thực hiện như sau:
1. Truy cập mục “Đơn hàng” -> “Chờ lấy hàng”.
2. Chọn đơn hàng và nhấn “Sắp xếp lấy hàng”.
3. Chọn ngày và khung giờ (sáng/chiều) mà bạn muốn shipper đến nhận hàng.
4. Xác nhận địa chỉ lấy hàng chính xác.
Có thể bạn quan tâm: Thông Tin Chi Tiết Về Địa Chỉ 57 Hạ Đình, Thanh Xuân, Hà Nội
Sau khi đặt lịch, bạn cần đóng gói hàng hóa sẵn sàng. Khi shipper đến, hãy bàn giao hàng, kiểm tra lại thông tin trên đơn hàng lần cuối và yêu cầu shipper cập nhật trạng thái “Đã lấy hàng” trên hệ thống để đảm bảo tính minh bạch.
Những câu hỏi thường gặp khi gửi hàng trên Shopee
Trong quá trình gửi hàng, người bán thường gặp phải các tình huống phát sinh liên quan đến trạng thái đơn hàng, quy trình đóng gói hoặc sự cố shipper không đến lấy hàng. Dưới đây là giải đáp cho các vấn đề phổ biến nhất.
Làm sao để kiểm tra trạng thái đơn hàng đã được gửi hay chưa?
Bạn có thể kiểm tra trạng thái đơn hàng ngay trên mục “Quản lý đơn hàng” trong ứng dụng Shopee. Sau khi bàn giao cho đơn vị vận chuyển, trạng thái sẽ chuyển từ “Chờ lấy hàng” sang “Đang giao” hoặc “Đã lấy hàng”. Nếu trạng thái không thay đổi sau 24 giờ kể từ khi bàn giao, hãy liên hệ ngay với đơn vị vận chuyển hoặc bộ phận hỗ trợ khách hàng của Shopee để kiểm tra vị trí gói hàng.
Tôi có thể thay đổi phương thức vận chuyển sau khi tạo đơn không?
Việc thay đổi phương thức vận chuyển sau khi đã tạo đơn thường không được phép để đảm bảo tính ổn định của quy trình logistics. Nếu khách hàng đã đặt đơn thành công, hệ thống đã ghi nhận đơn vị vận chuyển dựa trên cấu hình vận chuyển của bạn lúc đó. Bạn chỉ có thể thay đổi đơn vị vận chuyển trong giai đoạn trước khi khách hàng đặt hàng hoặc tùy theo chính sách hỗ trợ cụ thể của Shopee trong từng thời điểm đối với các đơn hàng đặc biệt.
Xử lý thế nào nếu shipper không đến lấy hàng đúng hẹn?
Nếu shipper không đến lấy hàng đúng thời gian đã hẹn, bạn hãy chủ động liên hệ với tổng đài của đơn vị vận chuyển để khiếu nại hoặc đặt lại lịch lấy hàng mới trên ứng dụng. Việc chủ động liên hệ sẽ giúp bạn tránh bị tính lỗi vận hành do quá hạn thời gian chuẩn bị hàng. Ngoài ra, hãy ghi lại bằng chứng về việc đã đặt lịch nhưng shipper không đến để làm cơ sở nếu Shopee xét duyệt lại chỉ số vận hành của shop.
Quy định đóng gói hàng hóa để tránh bị từ chối nhận hàng là gì?
Quy định đóng gói của Shopee yêu cầu kiện hàng phải được bọc lớp chống sốc phù hợp với tính chất sản phẩm (đặc biệt là hàng dễ vỡ, chất lỏng), kích thước bao bì phải phù hợp với sản phẩm bên trong, không quá cồng kềnh hoặc quá nhỏ so với trọng lượng thực tế. Nếu kiện hàng bị rách, hở thông tin người gửi/nhận hoặc không đảm bảo an toàn cho sản phẩm, đơn vị vận chuyển có quyền từ chối nhận hàng. Bạn nên đảm bảo sử dụng băng dính niêm phong chắc chắn và dán thêm nhãn “Hàng dễ vỡ” nếu cần thiết.
