Việc in lại hóa đơn trên máy POS là thao tác cần thiết giúp cửa hàng giải quyết các sự cố kỹ thuật hoặc đáp ứng yêu cầu lưu trữ chứng từ của khách hàng. Để thực hiện, người dùng cần nắm rõ quy trình truy cập vào danh mục chức năng hoặc lịch sử giao dịch trên hệ thống máy thanh toán mà mình đang sử dụng.
HOTCần tiền gấp? Có ngay trong 15 phút!Vay online tới 20 triệu · Chỉ cần CCCD · Duyệt tự động 24/7Vay ngay →Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các bước in lại hóa đơn cho cả dòng máy POS truyền thống và máy SmartPOS hiện đại. Đồng thời, chúng tôi cũng sẽ cung cấp các giải pháp xử lý nhanh khi gặp lỗi máy in, giúp bạn tối ưu hóa quy trình vận hành và hạn chế gián đoạn công việc kinh doanh hàng ngày.
Tại sao cần thực hiện in lại hóa đơn trên máy POS?
Việc in lại hóa đơn là hành động cần thiết khi xảy ra các sự cố về phần cứng hoặc khi khách hàng phát sinh nhu cầu cần thêm bản sao chứng từ thanh toán. Thông thường, tình trạng này xuất phát từ ba lý do chính: máy bị kẹt giấy đột ngột, máy hết giấy khi đang thực hiện in lệnh hoặc yêu cầu xuất thêm hóa đơn để khách hàng lưu trữ đối soát.
Việc nắm vững kỹ năng này không chỉ giúp nhân viên thu ngân chủ động trong xử lý tình huống mà còn tăng tính chuyên nghiệp và đảm bảo độ chính xác cho quá trình đối soát doanh thu cuối ngày. Dưới đây là các phương thức thực hiện cụ thể dựa trên từng loại thiết bị POS phổ biến.
Hướng dẫn cách in lại hóa đơn trên máy POS truyền thống
Có thể bạn quan tâm: Bưu Điện Huyện Tịnh Biên: Địa Chỉ, Điện Thoại Và Thông Tin Liên Hệ Cập Nhật
Để in lại hóa đơn trên các dòng máy POS truyền thống, bạn cần truy cập vào hệ thống quản lý thông qua các phím điều khiển cứng trên bàn phím máy. Tùy vào dòng máy đang sử dụng, bạn sẽ cần thực hiện các thao tác trong menu chức năng để xuất bản sao của giao dịch gần nhất hoặc các giao dịch cũ hơn.
Thao tác in lại hóa đơn bằng phím chức năng (FUNC)
Để in lại hóa đơn bằng phím chức năng, bạn cần nhấn phím “FUNC” hoặc “Menu” trên bàn phím, sau đó nhập mã lệnh tương ứng để truy cập mục “Reprint”. Thông thường, mã lệnh này là 72 hoặc 12, tùy thuộc vào cấu hình hệ thống của từng ngân hàng hoặc nhà cung cấp máy POS.
Quy trình chuẩn bao gồm các bước sau:
1. Nhấn phím FUNC (hoặc Menu) trên bàn phím.
2. Nhập mã số chức năng (ví dụ: 72 hoặc 12) theo hướng dẫn trên màn hình hiển thị.
3. Nhấn phím Enter (thường là phím màu xanh) để xác nhận yêu cầu “Reprint”.
4. Kiểm tra màn hình để đảm bảo máy đã thực thi lệnh in và hóa đơn đang được đẩy ra từ khe máy.
Lưu ý rằng, sau khi nhập mã, bạn nên quan sát màn hình xem máy có yêu cầu xác nhận lại thông tin giao dịch cuối cùng hay không trước khi máy thực hiện in bản sao.
Có thể bạn quan tâm: Tổng Hợp Các Phương Tiện Di Chuyển Từ Sa Đéc Đi Cần Thơ: Lộ Trình, Giá Vé Và Nhà Xe Uy Tín
Cách tìm và in lại giao dịch theo yêu cầu
Để tìm và in lại một giao dịch cụ thể không phải giao dịch gần nhất, bạn cần truy cập vào mục “Transaction List” (Danh sách giao dịch) trong hệ thống menu. Sau khi nhấn phím chức năng để vào danh mục giao dịch, hãy sử dụng các phím điều hướng (lên/xuống) để tìm kiếm lịch sử thanh toán dựa trên thời gian hoặc mã giao dịch (Trace Number). Khi đã chọn được giao dịch cần thiết, bạn nhấn phím Enter để thực hiện lệnh in lại hóa đơn cho giao dịch đó.
Cách in lại hóa đơn trên máy SmartPOS và phần mềm bán hàng
Đối với các dòng máy SmartPOS chạy hệ điều hành Android hoặc các phần mềm bán hàng tích hợp, quy trình in lại hóa đơn được thực hiện trực quan hơn thông qua giao diện màn hình cảm ứng. Cách tiếp cận này giúp giảm thiểu việc ghi nhớ các mã phím phức tạp, thay vào đó là sự tương tác trực tiếp qua menu ứng dụng.
In lại từ Lịch sử đơn hàng trong ứng dụng
Có thể bạn quan tâm: Top 10 Khóa Học Digital Marketing Tại Đà Nẵng Uy Tín, Thực Chiến Nhất 2026
Để in lại hóa đơn từ máy SmartPOS, bạn cần truy cập vào phần quản lý giao dịch được tích hợp sẵn trên thiết bị. Quy trình thực hiện như sau:
1. Mở ứng dụng thanh toán hoặc phần mềm quản lý bán hàng đang cài đặt trên máy.
2. Tìm đến mục “Lịch sử giao dịch”, “Đơn hàng” hoặc “Danh sách hóa đơn” tại menu chính trên màn hình cảm ứng.
3. Sử dụng bộ lọc thời gian hoặc số hóa đơn để tìm kiếm giao dịch cần in lại.
4. Chọn đúng đơn hàng đó, sau đó nhấn nút “In lại” hoặc biểu tượng máy in trên màn hình chi tiết đơn hàng.
Hệ thống sẽ ngay lập tức gửi lệnh in đến máy in nhiệt tích hợp sẵn trên thân máy SmartPOS.
Các lưu ý khi máy không phản hồi lệnh in
Nếu máy không phản hồi khi bạn thực hiện các bước trên, hãy bình tĩnh kiểm tra theo các bước sau để xác định lỗi. Đầu tiên, hãy kiểm tra xem khay giấy có còn giấy in nhiệt hay không hoặc cuộn giấy có bị lắp ngược chiều không. Tiếp theo, hãy kiểm tra kết nối mạng (Wifi/4G) của máy, vì các máy SmartPOS hiện đại thường cần kết nối ổn định để truy xuất dữ liệu từ máy chủ. Cuối cùng, hãy kiểm tra thông báo lỗi trên màn hình (nếu có) để biết máy đang gặp sự cố về phần cứng hay hệ thống.
Những vấn đề thường gặp khi sử dụng máy POS và cách xử lý
Có thể bạn quan tâm: Bản Đồ Hành Chính Quận 2 Tp.hcm: Thông Tin Quy Hoạch Và Ranh Giới Các Phường Mới Nhất
Sử dụng máy POS lâu ngày khó tránh khỏi các lỗi kỹ thuật nhỏ. Việc nắm bắt các cách xử lý thông dụng dưới đây sẽ giúp bạn duy trì trải nghiệm thanh toán mượt mà và chuyên nghiệp.
Làm sao để xử lý tình trạng máy POS bị kẹt giấy?
Khi máy POS bị kẹt giấy, bạn nên mở chốt khay giấy một cách nhẹ nhàng để kiểm tra. Hãy loại bỏ phần giấy bị nhăn, rách hoặc bị cuốn lệch khỏi đầu in, sau đó căn chỉnh lại khổ giấy nhiệt cho ngay ngắn trước khi đóng khay. Tránh dùng lực mạnh hoặc vật sắc nhọn để kéo giấy ra vì có thể gây tổn hại cho đầu in nhạy cảm của máy.
Khi nào không thể in lại hóa đơn trên máy POS?
Bạn sẽ không thể in lại hóa đơn khi giao dịch đó đã vượt quá giới hạn bộ nhớ của máy hoặc đã được quyết toán (settlement) trong kỳ. Thông thường, sau khi nhân viên thực hiện thao tác “Chốt ca” hoặc “Quyết toán” cuối ngày, lịch sử giao dịch trên máy sẽ được làm mới hoặc chuyển vào bộ nhớ lưu trữ của ngân hàng, khiến máy không thể xuất hóa đơn trực tiếp tại chỗ được nữa.
Làm thế nào để thay giấy in nhiệt cho máy POS đúng cách?
Để thay giấy in nhiệt đúng cách, bạn cần đảm bảo sử dụng đúng khổ giấy tương thích với máy (thường là 57mm hoặc 58mm). Khi lắp, hãy đặt cuộn giấy sao cho mặt nhiệt hướng về phía đầu in (thường là mặt trơn, sáng bóng). Sau khi đặt giấy, hãy kéo một phần giấy thừa ra ngoài rồi đóng nắp khay sao cho nghe tiếng “tạch” khớp khóa, điều này giúp máy nhận giấy và in sắc nét, không bị mờ nhòe.
Máy POS bị mất kết nối khi in lại hóa đơn cần làm gì?
Trong trường hợp máy mất kết nối khi đang in lại hóa đơn, hãy kiểm tra biểu tượng sóng Wifi hoặc tín hiệu 4G trên màn hình. Nếu mất tín hiệu, hãy thử di chuyển máy đến khu vực có sóng tốt hơn hoặc khởi động lại thiết bị (Restart) để máy kết nối lại với máy chủ. Sau khi máy đã có kết nối ổn định, bạn có thể thực hiện lại các thao tác in hóa đơn theo hướng dẫn ở các phần trên.
