Việc in vận đơn Shopee đúng quy định là bước then chốt giúp quy trình xử lý đơn hàng của người bán trở nên chuyên nghiệp, nhanh chóng và hạn chế tối đa sai sót trong khâu vận chuyển. Để hoàn tất đơn hàng, người bán cần thực hiện các thao tác xác nhận, xuất phiếu gửi hàng từ hệ thống và dán lên kiện hàng theo đúng tiêu chuẩn của đơn vị vận chuyển.
HOTCần tiền gấp? Có ngay trong 15 phút!Vay online tới 20 triệu · Chỉ cần CCCD · Duyệt tự động 24/7Vay ngay →Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình in vận đơn trên cả máy tính và điện thoại. Đồng thời, bài viết cũng cung cấp những lưu ý quan trọng về cách đóng gói, lựa chọn thiết bị in ấn phù hợp và giải đáp các câu hỏi thường gặp, giúp shop tối ưu hóa quy trình vận hành một cách hiệu quả nhất.
Cách in phiếu gửi hàng Shopee trên Kênh Người Bán (Máy tính)
Để in phiếu gửi hàng trên máy tính, bạn cần truy cập vào Kênh Người Bán, xác nhận đơn hàng trong mục “Chờ lấy hàng”, sau đó xuất file vận đơn và thực hiện in ấn trực tiếp từ trình duyệt. Việc in ấn phiếu gửi hàng rõ nét và dán đúng cách lên kiện hàng là yêu cầu bắt buộc để đơn vị vận chuyển (SPX Express hoặc các đối tác khác) có thể quét mã vận đơn thành công.
Dưới đây là các phương thức in vận đơn cụ thể cho đơn lẻ và đơn hàng loạt mà người bán cần nắm vững.
Các bước in đơn hàng đơn lẻ
Có thể bạn quan tâm: Cash On Delivery (cod) Là Gì? Tìm Hiểu Hình Thức Thanh Toán Khi Nhận Hàng Phổ Biến
Để in từng vận đơn một, bạn hãy truy cập vào mục “Quản lý đơn hàng” trên Kênh Người Bán và thực hiện các bước sau:
1. Đăng nhập vào Kênh Người Bán, chọn tab “Quản lý đơn hàng” và nhấn vào mục “Chờ lấy hàng”.
2. Tại danh sách đơn hàng, tìm đơn hàng bạn muốn in, nhấn vào nút “In phiếu giao hàng” ở cột Thao tác.
3. Hệ thống sẽ mở ra cửa sổ xem trước phiếu gửi hàng, tại đây bạn kiểm tra lại thông tin và nhấn biểu tượng máy in để xuất lệnh in.
4. Sau khi in, bạn hãy cắt phiếu và dán lên mặt phẳng của kiện hàng sao cho mã vạch (barcode) và mã vận đơn không bị nhăn hoặc che khuất.
Việc in lẻ phù hợp cho các shop mới có số lượng đơn hàng hàng ngày ít, giúp người bán kiểm soát chi tiết từng đơn hàng trước khi đóng gói.
Cách in đơn hàng loạt để tiết kiệm thời gian
Để in nhiều vận đơn cùng lúc, bạn sử dụng tính năng “In hàng loạt” có sẵn trong mục “Chờ lấy hàng” trên hệ thống Kênh Người Bán:
1. Truy cập vào mục “Chờ lấy hàng” và tích chọn vào các ô vuông bên cạnh những đơn hàng bạn muốn xử lý.
2. Tại thanh công cụ phía dưới màn hình, nhấn vào nút “In phiếu giao hàng” để tải toàn bộ các phiếu gửi hàng của các đơn đã chọn.
3. Hệ thống sẽ tự động xuất một file PDF chứa tất cả vận đơn, bạn chỉ cần gửi file này đến máy in hoặc in trực tiếp thông qua trình duyệt.
4. Đối với shop lớn, tính năng này giúp giảm đáng kể thời gian thao tác, đảm bảo quy trình đóng gói diễn ra liên tục và không bị gián đoạn.
Việc sử dụng tính năng in hàng loạt không chỉ tối ưu thời gian mà còn giúp người bán quản lý luồng công việc hiệu quả hơn khi số lượng đơn hàng tăng cao.
Có thể bạn quan tâm: Tổng Hợp Thông Tin Địa Điểm Tại Số 32 Hoàng Hoa Thám: Các Vị Trí Phổ Biến Bạn Cần Biết
Hướng dẫn in vận đơn Shopee trên điện thoại
Để in vận đơn Shopee trên điện thoại, bạn cần truy cập Kênh Người Bán thông qua trình duyệt web (Chrome, Safari) thay vì ứng dụng Shopee để có đầy đủ tính năng xuất file. Mặc dù giao diện mobile có phần hạn chế về không gian hiển thị, nhưng quy trình điều hướng vẫn tương tự như trên máy tính, cho phép bạn tải về và in ấn vận đơn một cách linh hoạt.
Quy trình truy cập trang Quản lý vận chuyển
Để thực hiện thao tác trên điện thoại, bạn cần làm theo các bước thiết lập sau:
1. Mở trình duyệt trên điện thoại, truy cập trang web Kênh Người Bán và đăng nhập tài khoản của bạn.
2. Chuyển chế độ trình duyệt sang “Trang web cho máy tính” (Desktop Site) trong phần cài đặt của trình duyệt để hiển thị đầy đủ giao diện quản lý.
3. Vào mục “Quản lý đơn hàng” -> “Chờ lấy hàng”, chọn các đơn hàng cần xử lý.
4. Nhấn nút “In phiếu giao hàng” để hệ thống tạo tệp tin vận đơn; bạn có thể lưu file này dưới định dạng PDF để gửi tới máy in hoặc lưu trữ.
Quy trình này giúp người bán duy trì khả năng xử lý đơn hàng ngay cả khi không có máy tính bên cạnh.
Có thể bạn quan tâm: Thông Tin Bưu Điện Huyện Đông Hải: Địa Chỉ, Mã Bưu Chính Và Số Điện Thoại Liên Hệ
Lưu ý khi in bằng máy in nhiệt hoặc máy in thường
Việc lựa chọn định dạng khổ giấy phù hợp là yếu tố quyết định chất lượng bản in, giúp máy quét của đơn vị vận chuyển dễ dàng nhận diện mã đơn hàng. Thông thường, đối với máy in nhiệt chuyên dụng, bạn nên cài đặt định dạng khổ giấy A6 (100x150mm) hoặc A7 (tùy theo yêu cầu vận đơn); còn với máy in thường, bạn cần điều chỉnh khổ giấy A4 hoặc A5 sao cho mã vận đơn hiển thị rõ nét, không bị mất góc hoặc mờ nhòe.
Hãy luôn kiểm tra mật độ mực in và đảm bảo mã vạch không bị đứt gãy để quá trình bàn giao hàng hóa cho bưu cục diễn ra nhanh chóng và không bị từ chối do lỗi quét mã.
Các câu hỏi thường gặp về quy định vận đơn Shopee
Trong quá trình vận hành, người bán thường gặp phải các thắc mắc về tiêu chuẩn đóng gói cũng như cách xử lý mã vận đơn đối với các đơn vị vận chuyển cụ thể. Dưới đây là giải đáp cho các vấn đề phổ biến nhất giúp bạn tuân thủ đúng quy định của Shopee.
Có thể bạn quan tâm: Con Rạch Là Gì? Phân Biệt Sự Khác Biệt Giữa Kênh Và Rạch Trong Đời Sống Nam Bộ
Có bắt buộc phải dùng máy in để in vận đơn không?
Có, việc in vận đơn bằng máy in (nhiệt hoặc máy in laser thông thường) là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính chuyên nghiệp và chuẩn xác trong quy trình vận chuyển. Việc sử dụng vận đơn in sẵn giúp các đối tác vận chuyển như SPX Express quét mã dễ dàng, tránh các lỗi nhập tay thông tin vận đơn và đảm bảo kiện hàng được hệ thống cập nhật trạng thái thời gian thực. Ngoài ra, vận đơn in sẵn còn đóng vai trò như bằng chứng xác thực thông tin đơn hàng, giúp bảo vệ quyền lợi người bán trong các trường hợp khiếu nại phát sinh sau này.
Làm thế nào để tra cứu mã vận đơn Shopee Express?
Bạn có thể tra cứu mã vận đơn Shopee Express (SPX Express) bằng cách truy cập vào trang “Quản lý đơn hàng” trên Kênh Người Bán, nhấn vào chi tiết đơn hàng để xem trạng thái vận chuyển được cập nhật trực tiếp tại đó. Ngoài ra, nếu cần hỗ trợ kỹ thuật hoặc kiểm tra thông tin chi tiết về lộ trình bưu kiện, bạn có thể liên hệ với tổng đài hỗ trợ của Shopee hoặc gửi yêu cầu qua cổng hỗ trợ người bán trên hệ thống. Việc nắm bắt trạng thái đơn hàng thường xuyên sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc của khách hàng kịp thời.
Cần lưu ý gì khi đóng gói đơn hàng hoàn trả?
Khi phát sinh đơn hàng hoàn trả, bạn cần theo dõi thông tin vận đơn được cập nhật từ hệ thống để biết thời gian dự kiến kiện hàng quay lại shop. Đối với đơn hàng này, người bán không cần in vận đơn mới mà nên kiểm tra mã vận đơn hiện có trên ứng dụng để đối chiếu khi bưu tá đến giao lại hàng. Hãy giữ lại bằng chứng (hình ảnh/video) lúc mở kiện hàng hoàn để đảm bảo quyền lợi nếu sản phẩm bên trong có dấu hiệu bị hư hại hoặc không đúng với đơn hàng ban đầu.
Nên chọn mua loại máy in đơn hàng nào cho shop?
Bạn nên chọn mua máy in nhiệt dựa trên nhu cầu về quy mô đơn hàng, tốc độ in và khả năng kết nối để đạt hiệu quả vận hành tối ưu nhất. Các tiêu chí quan trọng khi lựa chọn bao gồm:
– Công nghệ in: Nên ưu tiên máy in nhiệt trực tiếp để tiết kiệm chi phí mực in lâu dài.
– Khổ giấy: Đảm bảo máy hỗ trợ tốt khổ giấy A6 (phổ biến nhất cho vận đơn thương mại điện tử).
– Kết nối: Ưu tiên các dòng máy có hỗ trợ kết nối USB, Bluetooth hoặc Wi-Fi để linh hoạt in từ cả máy tính lẫn điện thoại.
– Tốc độ: Chọn máy có tốc độ in nhanh nếu shop của bạn có lượng đơn hàng lớn hàng ngày để không làm gián đoạn quy trình đóng gói.
Việc đầu tư một chiếc máy in phù hợp sẽ giúp shop xử lý đơn hàng chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian đáng kể so với việc in bằng máy in văn phòng thông thường.
