Phiếu giao hàng Shopee là tài liệu bắt buộc thể hiện đầy đủ thông tin đơn hàng, giúp người bán hoàn tất quy trình đóng gói và đơn vị vận chuyển nhận diện, phân loại kiện hàng chính xác. Việc in đúng chuẩn không chỉ tối ưu thời gian xử lý mà còn hạn chế tối đa tình trạng thất lạc hoặc giao sai hàng hóa.
HOTCần tiền gấp? Có ngay trong 15 phút!Vay online tới 20 triệu · Chỉ cần CCCD · Duyệt tự động 24/7Vay ngay →Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình in phiếu từ Kênh Người Bán, các kỹ thuật thiết lập in ấn chuyên nghiệp, cũng như cách tùy chỉnh mẫu phiếu để tối ưu hóa vận hành gian hàng. Đồng thời, chúng tôi sẽ giải đáp các thắc mắc thường gặp về thiết bị in và giải pháp xử lý sự cố trong quá trình in ấn đơn hàng Shopee.
Phiếu giao hàng Shopee là gì và tại sao cần in đúng chuẩn?
Phiếu giao hàng (hay phiếu gửi hàng) là tài liệu điện tử chứa các thông tin thiết yếu về đơn hàng, được hệ thống Shopee tạo ra nhằm phục vụ công tác luân chuyển hàng hóa từ người bán đến tay người mua. Đây là cầu nối thông tin giữa gian hàng và đơn vị vận chuyển thông qua mã vận đơn (tracking number).
Việc in phiếu giao hàng đúng chuẩn là yêu cầu bắt buộc vì những lý do then chốt sau đây:
Có thể bạn quan tâm: Top 10+ Vị Trí Công Việc Ngành Logistics Phổ Biến Nhất Hiện Nay
- Đảm bảo tính chính xác: Phiếu in chứa thông tin chi tiết về sản phẩm, địa chỉ người nhận và mã vận đơn, giúp giảm thiểu rủi ro nhầm lẫn hàng hóa trong quá trình đóng gói.
- Tối ưu hóa quy trình vận chuyển: Đơn vị vận chuyển sử dụng mã vạch (barcode/QR code) trên phiếu để quét thông tin tự động, giúp đẩy nhanh tốc độ phân loại và rút ngắn thời gian giao hàng.
- Chuyên nghiệp hóa vận hành: Một kiện hàng được dán phiếu chỉn chu, đúng vị trí không chỉ giúp thao tác quét mã dễ dàng hơn mà còn tạo ấn tượng tốt về sự chuyên nghiệp của thương hiệu trong mắt khách hàng.
Hướng dẫn cách in phiếu giao hàng trên Kênh Người Bán Shopee
Để in phiếu giao hàng, bạn cần thực hiện theo quy trình 4 bước cơ bản trên Kênh Người Bán sau khi đơn hàng đã được xác nhận.
Quy trình cụ thể bao gồm:
1. Truy cập vào Kênh Người Bán, chọn mục Quản lý đơn hàng.
2. Tìm đến tab Chờ lấy hàng, chọn các đơn hàng cần xử lý.
3. Nhấn vào nút In phiếu giao hàng (hệ thống sẽ mở ra một cửa sổ chứa tệp PDF).
4. Thiết lập máy in và thực hiện lệnh in trên trình duyệt hoặc phần mềm quản lý tương ứng.
Lưu ý quan trọng về tính thẩm mỹ và chuyên nghiệp khi dán phiếu: Bạn nên dán phiếu lên mặt phẳng lớn nhất của gói hàng, tránh dán đè lên mã vạch hoặc che khuất thông tin quan trọng. Nên sử dụng giấy decal chuyên dụng hoặc băng keo trong suốt dán đè lên phiếu (tránh dán trực tiếp lên mã vạch nếu dùng máy in kim/in phun để tránh tình trạng bóng loáng làm máy quét không đọc được mã).
Làm thế nào để in 4 phiếu trên một trang A4?
Có thể bạn quan tâm: Tổng Quan Thị Trường Và Thông Tin Mua Bán Bất Động Sản Tại Phường Hoành Bồ, Hạ Long
Để in 4 phiếu trên một trang A4, bạn cần sử dụng tính năng thiết lập “Nhiều trang trên một tờ” (Multiple pages per sheet) trong bảng điều khiển máy in hoặc các tiện ích mở rộng của trình duyệt. Việc này đặc biệt hữu ích khi gian hàng có số lượng đơn hàng nhỏ, giúp tiết kiệm giấy in và giảm thiểu rác thải nhựa/giấy trong quá trình đóng gói.
Cách thực hiện chi tiết:
Sau khi nhấn “In phiếu giao hàng”, hộp thoại máy in (Print Dialog) sẽ hiện ra.
Tìm mục Layout hoặc More settings.
Tại phần Pages per sheet, chọn con số 4. Hệ thống sẽ tự động thu nhỏ các đơn hàng và dàn trang sao cho 4 phiếu nằm gọn trên khổ A4.
Kiểm tra bản xem trước (Print Preview) để đảm bảo mã vạch vẫn đủ rõ nét trước khi nhấn “Print”.
Những thông tin bắt buộc phải có trên phiếu giao hàng là gì?
Phiếu giao hàng chuẩn Shopee bắt buộc phải hiển thị rõ ràng các nhóm thông tin sau đây để đơn vị vận chuyển có thể xử lý đơn hàng hợp lệ:
Có thể bạn quan tâm: Đường Lê Văn Lương Thuộc Quận Nào? Thông Tin Hành Chính Và Vị Trí Địa Lý
- Mã vận đơn (Tracking Number): Dưới dạng dãy số và mã vạch (barcode/QR code). Đây là thông tin quan trọng nhất.
- Thông tin người gửi: Tên shop, địa chỉ và số điện thoại liên hệ để đơn vị vận chuyển hỗ trợ khi cần.
- Thông tin người nhận: Tên, địa chỉ nhận hàng và số điện thoại của khách hàng.
- Danh sách sản phẩm: Tên sản phẩm, phân loại hàng, số lượng và thông tin về các món quà tặng kèm (nếu có).
- Lưu ý vận chuyển: Các ký hiệu về hàng dễ vỡ, yêu cầu đặc biệt về bảo quản hoặc trạng thái đơn hàng (ví dụ: đơn hàng COD – thu hộ).
Cách tùy chỉnh và cá nhân hóa mẫu in phiếu giao hàng
Việc tùy chỉnh mẫu phiếu giao hàng giúp chủ shop linh hoạt hơn trong việc quản lý nội dung hiển thị, phù hợp với quy mô và đặc thù riêng của từng gian hàng. Hiện nay, Shopee cung cấp các tùy chọn cơ bản ngay trên Kênh Người Bán, tuy nhiên, để chuyên sâu hơn, người bán thường sử dụng các phần mềm trung gian.
Bạn có thể cá nhân hóa phiếu bằng cách:
Sử dụng tính năng “Tùy chỉnh mẫu in” trong các phần mềm quản lý bán hàng (như , BigSeller, Nhanh.vn). Những nền tảng này cho phép bạn thêm logo shop, ghi chú riêng cho bộ phận kho hoặc điều chỉnh bố cục để thông tin sản phẩm dễ nhìn hơn.
Thông qua các công cụ này, bạn có thể thiết lập mẫu in cố định, giúp việc đóng gói diễn ra theo quy trình lặp lại, tránh sai sót về mặt thông tin khi xử lý lượng đơn hàng lớn.
Những giải pháp ưu tiên cho việc in ấn và quản lý đơn hàng
Để quá trình vận hành suôn sẻ, việc lựa chọn công cụ in ấn phù hợp là yếu tố quyết định năng suất làm việc của toàn bộ kho hàng.
Có thể bạn quan tâm: Bản Đồ Quy Hoạch Huyện Chư Sê, Gia Lai Mới Nhất: Tra Cứu Thông Tin Chi Tiết
Nên chọn máy in nhiệt hay máy in thường để in phiếu giao hàng?
Máy in nhiệt phù hợp hơn với các shop có lượng đơn hàng ổn định và cần tốc độ nhanh, trong khi máy in thường (laser/phun mực) là lựa chọn kinh tế cho các shop mới hoặc đơn hàng số lượng ít.
- Máy in nhiệt: Sử dụng công nghệ in không cần mực, tốc độ in cực nhanh, bản in sắc nét và có thể dán trực tiếp (decal). Nhược điểm là chi phí đầu tư thiết bị ban đầu cao hơn.
- Máy in laser/phun mực: Chi phí đầu tư thấp, bản in đa dạng (cả màu và đen trắng). Nhược điểm là tốn chi phí mua mực, tốc độ chậm và cần dùng băng keo để dán lên gói hàng.
Mua mẫu phiếu giao hàng hoặc giấy in nhiệt ở đâu uy tín?
Bạn nên tìm mua các loại giấy in tại các gian hàng “Shopee Mall” chuyên về thiết bị văn phòng hoặc phụ kiện máy in để đảm bảo chất lượng giấy, độ bền và tính tương thích với đầu in. Các từ khóa tìm kiếm hiệu quả bao gồm: “giấy in nhiệt 100×150”, “giấy in đơn hàng A6”, hoặc “decal nhiệt”. Việc chọn giấy in có lớp chống thấm và độ bám dính tốt sẽ giúp bảo vệ thông tin đơn hàng trong quá trình vận chuyển dưới các điều kiện thời tiết khác nhau.
Có thể tự thiết kế lại mẫu phiếu giao hàng không?
Bạn hoàn toàn có thể tự thiết kế lại hoặc tinh chỉnh mẫu phiếu giao hàng thông qua các hệ thống quản lý bán hàng trung gian. Thay vì sử dụng mẫu mặc định đơn giản của Shopee, các phần mềm này cung cấp trình soạn thảo mẫu in, cho phép bạn thêm các trường thông tin nội bộ (như SKU kho, vị trí kệ hàng, hoặc mã giảm giá cho đơn hàng sau) để tối ưu hóa quy trình quản lý nội bộ hiệu quả hơn.
Giải quyết sự cố thường gặp khi in phiếu giao hàng là gì?
Khi gặp sự cố in ấn, cách giải quyết nhanh nhất phụ thuộc vào từng loại lỗi cụ thể như sau:
- Phiếu bị mờ hoặc mã vạch không quét được: Kiểm tra lại đầu in nhiệt (dùng cồn vệ sinh) hoặc kiểm tra cài đặt độ đậm (darkness) trong phần mềm máy in. Nếu là máy in thường, hãy kiểm tra mực in.
- Lỗi khổ giấy: Đảm bảo khổ giấy trong phần thiết lập (Page Setup) đã trùng khớp với kích thước giấy thực tế (thường là 100x150mm cho máy in nhiệt).
- Thông tin bị cắt bớt: Kiểm tra lại chế độ căn lề (Margins) và chọn “Fit to page” hoặc “Scale to fit” trong lệnh in để nội dung vừa vặn với khổ giấy.
