Tìm hàng trong kho nhanh, chính xác là yếu tố quyết định năng suất và độ tin cậy của hoạt động logistics. Khi vị trí sản phẩm được xác định đúng, thời gian lấy hàng giảm đáng kể, lỗi picking giảm, và dịch vụ khách hàng được cải thiện. Bài viết sẽ giới thiệu khái niệm tìm hàng, các bước chuẩn bị, quy trình Pick‑by‑Voice và Pick‑by‑Paper, các phương pháp order picking phổ biến, cùng những công nghệ hỗ trợ hiện đại như RFID, AI và ứng dụng di động để tối ưu hoá quá trình.
Tìm hàng trong kho là gì và tại sao cần thiết?
Tìm hàng trong kho là quá trình xác định vị trí chính xác của sản phẩm trên hệ thống quản lý kho (WMS) và di chuyển tới vị trí đó để lấy hàng. Việc nắm rõ vị trí hàng hóa giúp giảm thời gian lấy hàng, giảm lỗi picking và tăng hiệu suất tổng thể.
Để hiểu rõ hơn, chúng ta sẽ đi sâu vào định nghĩa và lợi ích khi thực hiện tìm hàng đúng cách.
Định nghĩa tìm hàng trong kho
Tìm hàng trong kho là hoạt động xác định vị trí sản phẩm trên hệ thống quản lý kho (WMS) bằng cách sử dụng dữ liệu vị trí, ký hiệu lưu trữ và các công cụ hỗ trợ, nhằm đưa nhân viên tới đúng địa điểm để lấy hàng.
Có thể bạn quan tâm: Long Trường Quận 9: Lịch Sử Sáp Nhập, Địa Giới Hiện Tại Và Những Thay Đổi Quan Trọng
- Dữ liệu vị trí: bao gồm aisle (hàng), rack (kệ), level (cấp) và bin (ngăn).
- Công cụ hỗ trợ: phần mềm WMS, thiết bị di động, hoặc hệ thống giọng nói.
- Mục tiêu: lấy hàng nhanh, giảm sai sót, tối ưu không gian.
Lợi ích chính khi tìm hàng đúng cách
Tìm hàng đúng cách mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho cả quản lý và nhân viên kho:
- Giảm lỗi picking: Khi vị trí được xác định chính xác, tỉ lệ lỗi giảm mạnh, tránh việc trả lại hoặc giao sai.
- Tối ưu không gian: Việc sắp xếp và đánh dấu vị trí đồng nhất giúp sử dụng diện tích kho hiệu quả hơn.
- Cải thiện dịch vụ khách hàng: Đơn hàng được giao nhanh hơn, độ tin cậy tăng, khách hàng hài lòng.
- Nâng cao năng suất: Thời gian trung bình lấy hàng (pick‑time) giảm, cho phép xử lý nhiều đơn hàng hơn trong cùng một ca.
Các bước chuẩn bị trước khi thực hiện tìm hàng
Để thực hiện tìm hàng hiệu quả, bạn cần chuẩn bị dữ liệu, công cụ và quy trình cơ bản. Hai bước quan trọng nhất là kiểm tra dữ liệu vị trí trong WMS và chuẩn hoá ký hiệu lưu trữ.
Kiểm tra và cập nhật dữ liệu vị trí trong WMS
Kiểm tra dữ liệu vị trí trong WMS giúp đảm bảo thông tin vị trí luôn chính xác và đồng bộ với thực tế.
- Xác nhận định kỳ: Thực hiện kiểm kê ngắn hạn (cycle count) mỗi tuần hoặc mỗi tháng để phát hiện sai lệch.
- Cập nhật ngay lập tức: Khi có sự thay đổi (di chuyển kệ, nhập hàng mới), cập nhật vào WMS ngay để tránh lỗi.
- Kiểm tra tính toàn vẹn: Sử dụng báo cáo “Location Integrity” trong WMS để phát hiện vị trí trùng lặp hoặc thiếu thông tin.
- Đào tạo nhân viên: Đảm bảo mọi người biết cách nhập và chỉnh sửa dữ liệu vị trí đúng quy trình.
Đánh dấu và chuẩn hoá ký hiệu vị trí lưu trữ
Có thể bạn quan tâm: Kim Mã Hà Nội Là Gì? Lịch Sử, Vị Trí, Điểm Tham Quan Và Cách Di Chuyển
Chuẩn hoá ký hiệu vị trí tạo sự nhất quán, giảm nhầm lẫn khi nhân viên tìm hàng.
- Mô hình ký hiệu chuẩn: Áp dụng cấu trúc “A‑01‑01‑01” (Aisle‑Rack‑Level‑Bin) cho toàn bộ kho.
- Sử dụng nhãn vật lý: Dán nhãn màu sắc hoặc QR code trên kệ, bin để nhân viên dễ nhận biết.
- Tài liệu hướng dẫn: Cung cấp bản đồ kho và quy tắc ký hiệu cho mọi nhân viên mới.
- Kiểm tra định kỳ: Đánh giá độ chính xác của nhãn và thay thế khi hỏng hoặc mờ.
Quy trình tìm hàng trong kho theo mô hình “Pick‑by‑Voice” và “Pick‑by‑Paper”
Pick‑by‑Voice và Pick‑by‑Paper là hai phương pháp phổ biến giúp nhân viên thực hiện picking. Lựa chọn phương pháp phù hợp phụ thuộc vào quy mô và mức độ công nghệ của kho.
Cách thực hiện pick‑by‑paper (lấy hàng bằng giấy)
Pick‑by‑paper là quy trình lấy hàng dựa trên danh sách giấy in từ hệ thống WMS.
- Nhận danh sách: Nhân viên nhận phiếu picking (pick list) in từ WMS, bao gồm SKU, số lượng và vị trí.
- Kiểm tra vị trí: Dựa vào ký hiệu vị trí, di chuyển tới kệ tương ứng.
- Lấy hàng: Đếm, xác nhận số lượng, đặt vào thùng hoặc giỏ.
- Xác nhận: Ghi lại trên phiếu (hoặc dán mã vạch) để chứng minh đã lấy hàng.
- Trả về WMS: Khi hoàn thành, nhân viên trả phiếu cho bộ phận kiểm kê để cập nhật trạng thái đơn hàng.
Lưu ý quan trọng:
– Đảm bảo phiếu không bị rách hoặc mất mát.
– Kiểm tra lại số lượng trước khi đóng gói để giảm lỗi.
– Sử dụng bút màu để đánh dấu các mục đã hoàn thành, tránh nhầm lẫn.
Cách thực hiện pick‑by‑voice (lấy hàng bằng giọng nói)
Pick‑by‑voice sử dụng tai nghe và micro để giao tiếp trực tiếp với hệ thống WMS, giúp tăng tốc độ và giảm phụ thuộc vào giấy tờ.
Có thể bạn quan tâm: Service Là Gì? Định Nghĩa, Các Loại Và Cách Dùng Trong Tiếng Anh
- Kết nối thiết bị: Nhân viên đeo tai nghe Bluetooth và khởi động phần mềm pick‑by‑voice.
- Nhận lệnh bằng giọng: Hệ thống phát âm lệnh “Pick 5 units of SKU 12345 at aisle 03, rack 07, level 02”.
- Xác nhận bằng giọng: Nhân viên trả lời “Confirmed” sau khi lấy hàng và đặt vào giỏ.
- Tiếp tục lệnh: Hệ thống tự động chuyển sang lệnh tiếp theo cho đến khi hoàn thành.
- Kết thúc: Khi hết lệnh, hệ thống thông báo “Job complete”, dữ liệu tự động cập nhật vào WMS.
Ưu điểm nổi bật:
– Giảm thời gian: Không cần dừng lại để đọc phiếu, di chuyển nhanh hơn.
– Tăng độ chính xác: Hệ thống kiểm tra số lượng và vị trí ngay lập tức.
– Đa nhiệm: Nhân viên có thể thực hiện các thao tác khác (đánh dấu, kiểm tra) đồng thời.
Các phương pháp Order Picking phổ biến giúp tìm hàng nhanh hơn
Order picking là cách sắp xếp và thực hiện lấy hàng. Các phương pháp như Single, Batch, Zone và Pick‑and‑Pass được áp dụng tùy theo đặc thù kho.
Single order picking là gì và khi nên dùng?
Single order picking là quy trình lấy hàng cho một đơn hàng duy nhất trước khi chuyển sang đơn hàng tiếp theo.
- Khi áp dụng: Đối với đơn hàng có giá trị cao, yêu cầu giao hàng nhanh (e‑commerce, bán lẻ nhanh).
- Lợi thế:
- Giảm lỗi vì mỗi lần chỉ tập trung vào một SKU.
- Dễ quản lý và kiểm soát thời gian giao hàng.
- Nhược điểm:
- Không tối ưu cho khối lượng lớn, vì nhân viên phải di chuyển nhiều lần qua các vị trí khác nhau.
Batch picking và Zone picking: ưu nhược điểm
Có thể bạn quan tâm: Top Các Shop Hoa Tươi Cần Thơ Uy Tín: Địa Chỉ, Dịch Vụ Và Cách Đặt Hàng
Batch picking và Zone picking là hai kỹ thuật giúp giảm di chuyển và tăng hiệu quả khi xử lý nhiều đơn hàng đồng thời.
| Tiêu chí | Batch picking | Zone picking |
|---|---|---|
| Mô tả | Nhân viên lấy cùng một SKU cho nhiều đơn hàng cùng lúc | Kho được chia thành các “zone”, mỗi nhân viên chịu trách nhiệm một khu vực |
| Ưu điểm | Giảm số lần di chuyển tới cùng một vị trí, tăng tốc độ | Phân công chuyên môn, giảm thời gian đào tạo, tối ưu không gian |
| Nhược điểm | Cần công đoạn gộp (consolidation) sau khi lấy, tăng thời gian đóng gói | Yêu cầu hệ thống WMS hỗ trợ phân vùng, khả năng linh hoạt thấp hơn |
| Phù hợp với | Kho có số lượng SKU lớn, đơn hàng đa dạng, tần suất xuất kho cao | Kho có cấu trúc rõ ràng, mỗi zone chứa các SKU liên quan |
Lựa chọn:
– Nếu khối lượng đơn hàng lớn và SKU lặp lại nhiều, ưu tiên Batch picking.
– Nếu kho được thiết kế theo khu vực chuyên môn (ví dụ: khu vực điện tử, khu vực thực phẩm), Zone picking sẽ tối ưu hơn.
Công nghệ hỗ trợ tìm hàng trong kho hiện đại
Công nghệ ngày càng là trợ thủ đắc lực giúp tìm hàng nhanh, chính xác và tự động hoá quy trình. Các giải pháp RFID, AI, và ứng dụng di động đang thay đổi cách thức quản lý kho.
Sử dụng hệ thống WMS tích hợp RFID
RFID trong WMS tự động xác định vị trí và trạng thái của mỗi pallet hoặc thùng hàng bằng sóng radio.
- Cách hoạt động: Tag RFID gắn vào mỗi SKU; đầu đọc đặt tại các vị trí (cổng, kệ) gửi dữ liệu về WMS.
- Lợi ích:
- Giảm lỗi: Xác định vị trí chính xác đến centimet.
- Tăng tốc độ: Không cần quét mã vạch từng món, giảm thời gian kiểm kê.
- Theo dõi thời gian thực: Nhân viên và quản lý luôn biết hàng đang ở đâu.
Ứng dụng AI và phân tích dữ liệu để tối ưu vị trí lưu trữ
AI phân tích tần suất xuất kho, tốc độ quay vòng SKU và đề xuất vị trí lưu trữ tối ưu (ABC analysis).
- Quy trình:
- Thu thập dữ liệu lịch sử giao dịch.
- AI phân loại SKU thành A (điểm quay nhanh), B (trung bình), C (chậm).
- Đề xuất bố trí A‑SKU gần lối ra, C‑SKU ở khu vực sâu hơn.
- Kết quả: Giảm thời gian di chuyển trung bình, tăng năng suất picking lên 10‑15 %.
Phần mềm di động cho nhân viên kho (mobile picking apps)
Mobile picking apps cung cấp chỉ dẫn vị trí theo thời gian thực trên smartphone hoặc tablet.
- Chức năng chính:
- Hiển thị bản đồ kho, ký hiệu vị trí, và lộ trình tối ưu.
- Cho phép quét mã vạch, cập nhật trạng thái ngay lập tức.
- Gửi thông báo khi có lỗi hoặc khi cần hỗ trợ.
- Lợi ích:
- Giảm phụ thuộc vào giấy tờ.
- Tăng độ chính xác và tốc độ nhập dữ liệu.
Đánh giá KPI quan trọng khi triển khai tìm hàng tự động
KPI giúp đo lường hiệu quả của các giải pháp tự động hoá tìm hàng.
- Pick‑rate: Số lượng đơn vị được lấy trong một giờ; mục tiêu tăng 10‑20 % sau triển khai.
- Error‑rate: Tỉ lệ lỗi picking; giảm xuống dưới 0.5 % là tiêu chuẩn cao.
- Thời gian trung bình lấy hàng (Pick‑time): Thời gian từ khi nhận lệnh đến khi hoàn thành; mục tiêu giảm 30 % khi dùng pick‑by‑voice hoặc RFID.
- Utilization of labor: Tỷ lệ sử dụng công nhân so với thời gian làm việc; tăng lên khi công việc được tự động hoá.
Việc theo dõi các KPI này giúp doanh nghiệp đánh giá ROI của công nghệ và điều chỉnh quy trình kịp thời.
